AFNOR NFZ40-350: Règles de certification sur les prestations d'archivage gestion externalisée de documents sur supports papier.

Archibox: Logiciel utilisé par Vectura Archivage permettant par un seul accès internet de faire des demandes de livraison, réintégration, destruction, numérisation et consultation.

Archiviste: Personne ayant acquis une compétence en matière archivistique soit par une expérience de plusieurs années obtenue dans un service d'archives ou chez un prestataire en archivage et complétée par des formations dispensées par des organismes compétents ou par un diplôme universitaire sanctionnant une telle compétence

Externalisation archivistique: Réalisation par un prestataire extérieur des missions de gestion et stockage de ses archives physiques ou numériques.

Démarche HQE: Haute Qualité Environnementale, démarche qui vise à réduire les impacts environnementaux de nos actes sur la planète.

Dématérialisation: Transformation des archives physiques (papier) vers un format numérique.

GED: Gestion Electronique de Documents.

ISO 9001 V2008: Norme relative à l'organisation et à la gestion d'un système qualité dans l'entreprise.

LAD (Lecture Automatique de Documents): Extraction automatisée d'une ou plusieurs partie de documents numérisés pour permettre une indexation automatisée et une meilleure recherche.

Mètres linéaires: Unité pour quantifier les volumes d'archives, correspond à la quantité en mètre de l'ensemble d'unités (dossiers, boîtes, classeurs,…..) conditionnées côte à côte (ex. : 100 boîtes de 10 cm de coté sont égales à 10 mètres linéaires).

RFID: Système de détection et de localisation des archives grâce à une puce électronique placée sur le document.

Reporting: Communication entre Vectura et le client pour assurer la qualité (suivi, statistiques, etc.).

RIA: Robinet d'Incendie Armé.

Sprinklage: Têtes d'extinction automatique déclenchées en cas d'incendie.

Workflow: Suite de tâches réalisées autour des archives par une ou plusieurs personnes.