Audit et Conseil
Vos questions, nos réponses
Délais légaux
Quelle est la durée d'utilité administrative de vos documents ?
Documents comptables et fiscaux
  • Les livres et registres comptables + Pièces justificatives -> 10 ans (à partir de la clôture de l'exercice)
  • Les documents bancaires -> 5 ans
  • Les documents fiscaux (impôts, taxes, etc.) -> 6 ans
Documents pour la gestion du personnel
  • Les bulletins de paie -> 5 ans
  • Les contrats, primes, salaires, régime de retraite, etc. -> 5 ans
  • Les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires -> 3 ans
Documents sociaux
  • Registres des procès-verbaux s'assemblés et/ou de conseils d'administration -> 5 ans (à compter du dernier procès-verbal enregistré)
  • Statuts, annexes et pièces modificatives -> 5 ans (à compter de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés)
  • Convocations, feuilles de présence et pouvoirs -> 3 ans
Documents divers
  • Contrat d'achat ou de cession d'un immeuble ou d'un terrain -> 30 ans
  • Contrats conclus entre commerçants et non-commerçants -> 5 ans
  • Déclaration de douane -> 3 ans
Lexique thématique
Parlons le même langage
QUELLES SONT LES DIFFÉRENCES ENTRE SAE, GED ET COFFRE-FORT NUMÉRIQUE ?
· Coffre-fort numérique : il est régi par la norme NF Z 42-020. Le coffre-fort numérique est complémentaire au SAE. Il permet de conserver les documents dans un espace ultra sécurisé et d’assurer leur valeur probante.   · Gestion Électronique de Documents (GED) : la GED est un outil collaboratif de partage de documents. Il permet de faciliter les échanges d’informations au sein d’une équipe de travail.   · Système d’Archivage Électronique (SAE) : depuis mars 2009, un SAE est régi par la norme NF Z 42-013. Il permet la conservation des données sans aucune possibilité de modification ou de destruction selon la politique de « records management » mis en place. L’accès aux informations est sécurisé (mot de passe, identification) et les documents ne sont consultables qu’en lecture seule.   · « Coffre-fort Souverain » : C’est un coffre-fort numérique pour lequel la situation géographique du matériel le constituant est exclusivement dans les limites du territoire national par une entité de droit français et en application des lois et normes françaises.
QU’ENTEND-ON PAR « ARCHIVES »  ?
· Archives : « Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité » (article L211-1, code du patrimoine).   · Archive courante : document actif, utilisé fréquemment pour l’activité à laquelle il est rattaché.   · Archive définitive : document non actif mais ayant une utilité historique ou patrimoniale.   · Archive intermédiaire : document semi-actif, encore utilisé pour des raisons d’activité ou à des fins administratives, juridiques ou fiscales.   · Archives publiques : « Les archives publiques sont : 1 - Les documents qui procèdent de l'activité de l'État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public. Les actes et documents des assemblées parlementaires sont régis par l'ordonnance n° 58-1100 du 17 novembre 1958 relative au fonctionnement des assemblées parlementaires ; 2 - Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé ; 3 - Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité. NOTA : Loi n° 2016-925 du 7 juillet 2016, article 65-II : Les 1° et 3° du présent article s'appliquent à compter du 1er mai 2009. » (Article L211-4, code du patrimoine)   · Durée d’Utilité Administrative (DUA) : durée légale ou règlementaire de conservation du document.   · Fonds d’archives : ensemble des documents d’archives (produits ou reçus) qui a été constitué par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de ses activités.   · Sort final : expression pour désigner le traitement final des documents (conservation, tri ou destruction).    
QU'EST-CE QU’UNE « EXTERNALISATION DES ARCHIVES » ?
· Communication d’archives : mise à disposition des archives auprès des services et personnes compétents par le biais de différents moyens de diffusion : transmission numérique (mail ou plateforme dédiée), voie postale ou consultation sur le site de conservation.   · Conservation des archives : procédure permettant d’assurer la pérennité physique et logique des archives tout en respectant les lois et les normes imposées selon leur typologie. « La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. » (article L211-2, code du patrimoine)   · Épuration du fonds d’archives archives : faire le tri des archives dont la Durée d’Utilité Administrative est échue et procéder à leur élimination afin d’assainir le stock.   · Externalisation des archives : cela consiste à confier à un tiers-archiveur la conservation et la gestion de ses archives.   · Gestion des archives : cela concerne l’ensemble des prestations portées aux archives courantes et intermédiaires, leur nécessité d’être à disposition des services compétents ainsi que de gérer leur sort final (destruction ou conservation patrimoniale).   · Numérisation : prestation consistant à convertir un document papier en format numérique. La norme NF Z42-026 permet de garantir une copie fidèle du document, c’est-à-dire sa copie identique à l’œil nu, tandis que la norme NF Z42-013 consiste à réaliser une copie fiable de l’original, c’est-à-dire qu’elle assure également sa valeur probatoire.
QU’ENGLOBE LA PRESTATION ARCHIVISTIQUE ?
· Bordereau de versement / transfert / destruction : ces documents recensent la liste des unités d’archives concernées par la prestation correspondante (archives versées à un service d’archives / archives versées par un service producteur au service d’archives / documents soumis à la destruction). En ce qui concerne les archives publiques, le bordereau de destruction doit être obligatoirement visé par les archives départementales territorialement compétentes.   · Classement : ordonner intellectuellement et physiquement un fonds d’archives afin de reconnaître les unités de description et d’obtenir un ordre hiérarchique logique. Le classement peut se faire de façon alphabétique, numérique, thématique ou numérique selon le plan de classement.   · Conditionnement / Reconditionnement : mettre dans un conteneur neuf ou en boîte neuve les archives en respectant l’ordre établi afin de leur assurer une bonne conservation.   · Cote : marque permettant d’identifier une unité d’archives dans son cadre de classement ou représentant son adresse sur le lieu de stockage.   · Inventaire : instrument de recherche donnant une analyse succincte ou détaillée de chaque unité d’un fonds d’archives.   · Plan de classement : c’est un outil de travail majeur définissant le système d’organisation mis en place pour classer et hiérarchiser le fonds d’archives.   · Tri : prestation consistant à séparer les documents qui doivent être conservés et ceux voués à la destruction ou une conservation définitive.   · Récolement : vérification exhaustive entre l’inventaire et la présence physique des documents dans le stock.

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